Hậu trường dự án khổng lồ dịch thuật 22 ngôn ngữ. Nhìn lại dự án đấu thầu của Hiệp hội Bảo hiểm Y tế Quốc gia (Phần 2)

【Cân bằng giữa thời hạn và chất lượng】 Khoảng thời gian hạn hẹp thực tế chỉ có nửa năm. Và thử thách bất ngờ mang tên "thay đổi văn bản gốc"

Người điều phối: Ở phần trước, chúng ta đã được nghe về hậu trường của quá trình tiền xử lý khốc liệt trước khi bắt đầu dịch thuật và việc xây dựng hệ thống cho các ngôn ngữ hiếm. Từ đây, tôi muốn đào sâu hơn về lịch trình và tiến độ thực tế. Dự án lần này đã bắt đầu vào khoảng thời gian nào vậy?

Điều phối viên F: Chúng tôi bắt đầu vào tháng 10 năm 2025 và thời hạn bàn giao là cuối tháng 3.

Người điều phối: Vậy là các bạn đã hoàn thành khối lượng công việc khổng lồ gồm 22 ngôn ngữ trong vòng nửa năm thực tế.

Điều phối viên W: Vâng. Đương nhiên là vì các dự án thông thường khác vẫn đang chạy song song nên lịch trình vô cùng gấp rút. Hơn nữa, dù đã dự đoán trước nhưng quả thực giữa chừng vẫn có những "chỉnh sửa văn bản gốc (tiếng Nhật)" từ phía khách hàng... Mỗi lần như vậy, chúng tôi lại phải thực hiện công việc sửa đổi và đồng bộ hóa chính xác các phần tương ứng trong cả 22 ngôn ngữ đã được triển khai. Đây là phần khiến chúng tôi căng thẳng nhất.

Người điều phối: Một thay đổi trong tiếng Nhật sẽ kéo theo cả 22 ngôn ngữ, nên chỉ riêng việc kiểm tra thôi cũng đã là một khối lượng công việc khổng lồ rồi nhỉ.

Điều phối viên K: Đúng vậy. Ngoài ra, vì không được phép để xảy ra sai sót đối với các thuật ngữ chuyên ngành bảo hiểm y tế, chúng tôi đã tạo ra một bảng thuật ngữ chung thông qua việc thảo luận chặt chẽ với các biên dịch viên. Bằng cách quản lý tập trung bảng thuật ngữ này trong công cụ hỗ trợ dịch thuật (bộ nhớ dịch thuật), chúng tôi đã kiểm soát triệt để để không xảy ra sự không nhất quán về cách diễn đạt trong tất cả các ngôn ngữ.

Điều phối viên W: Ngay cả với cùng một thuật ngữ chuyên ngành tiếng Nhật, "cách diễn đạt tự nhiên nhất tại địa phương" vẫn khác nhau tùy theo từng ngôn ngữ. Chúng tôi đã trăn trở đến tận phút cuối cùng để làm sao có được bản dịch tự nhiên nhất trong từng ngôn ngữ. Chính vì vậy, khoảnh khắc hoàn thành bàn giao tất cả mọi thứ đúng thời hạn, tôi thực sự cảm thấy trút được gánh nặng.

【Tâm huyết của chuyên gia】 Kỹ thuật gói gọn ngôn từ trong không gian hạn chế

Người điều phối: Trong quá trình dịch thuật lần này, anh/chị có đặc biệt chú trọng hay lưu ý điểm nào về mặt diễn đạt không?

Checker K: Khi dịch tiếng Nhật sang các ngôn ngữ khác, dù chúng tôi có cố gắng dịch "ngắn gọn" đến đâu thì do đặc thù ngôn ngữ, số lượng ký tự vẫn có xu hướng dài ra. Đặc biệt là ở những nơi có kích thước hộp văn bản cố định như tiêu đề hay đề mục, chúng tôi không thể để văn bản quá dài. Tôi đã rất vất vả trong việc làm sao để cắt giảm một cách thông minh mà không làm mất đi ý nghĩa của bản gốc. Chính vì đây là tài liệu có bố cục được thiết kế dành riêng cho người Nhật, nên tôi đã rất chú trọng vào việc đạt được sự cân bằng tối đa giữa "tính ngắn gọn" và "tính chính xác" trong mọi ngôn ngữ. Ngoài ra, ở giai đoạn kiểm tra bố cục cuối cùng, chúng tôi cũng đã áp dụng các biện pháp như sử dụng hỗ trợ từ AI tạo sinh như Google Dịch hay ChatGPT để nâng cao cả hiệu suất lẫn độ chính xác.

Người điều phối: Sau khi bàn giao, anh/chị có nhận được phản hồi hay có trao đổi cụ thể nào từ phía khách hàng không?

Sales A: Vâng, thực ra chúng tôi đã nhận được câu hỏi từ khách hàng về cách diễn đạt của một ngôn ngữ rằng: "Đây có phải là cách diễn đạt lặp từ (trùng lặp) hay không?". Vì đó là một ngôn ngữ hiếm mà bản thân công ty khó có thể đưa ra phán đoán sơ bộ ngay lập tức, nên chúng tôi đã nhanh chóng xác nhận lại với biên dịch viên và người kiểm tra tại bản địa. Kết quả là, chúng tôi đã có thể giải thích rõ ràng bối cảnh và căn cứ rằng "đối với ngôn ngữ bản địa, đây là cách viết tự nhiên và chính xác nhất", nhờ đó khách hàng cuối cùng cũng đã yên tâm và đồng ý. Lúc đó, tôi thực sự cảm thấy tự hào về chuyên môn cao của đội ngũ chúng tôi.

【Hướng tới tương lai xa hơn】 Phạm vi phòng thủ được mở rộng. "Tài sản của Kodensha" đạt được nhờ tinh thần đồng đội

Người điều phối: Đây là một dự án quy mô toàn quốc rất lớn, việc hoàn thành dự án lần này chắc hẳn đã mang lại những tài sản quý giá cho công ty, phải không?

Điều phối viên F: Chắc chắn rồi. Kinh nghiệm hoàn thành dự án siêu đa ngôn ngữ với hơn 20 ngôn ngữ mà không gặp bất kỳ sự cố nào đã mang lại cho chúng tôi sự tự tin lớn. Mạng lưới biên dịch viên cũng đã trở nên vững chắc hơn, và chúng tôi đã thiết lập được hệ thống để có thể ứng phó trơn tru hơn với các dự án có quy mô tương tự trong tương lai. Đặc biệt, việc tăng cường đáng kể khả năng xử lý các ngôn ngữ Nam Á như tiếng Nepal và tiếng Myanmar, vốn đang có nhu cầu tăng vọt gần đây, là một lợi thế lớn.

Người điều phối: Điều đó thật đáng khích lệ. Gần đây, không chỉ các chính quyền địa phương mà ngay cả cấp bộ ngành cũng đang cấp bách trong việc soạn thảo tài liệu hỗ trợ người nước ngoài.

Điều phối viên K: Đúng vậy. Cùng với sự gia tăng của cư dân nước ngoài tại Nhật Bản và sự khởi đầu của hệ thống đào tạo kỹ năng mới, tôi cảm thấy nhu cầu đa ngôn ngữ đang tăng lên một cách chắc chắn và nhanh chóng trong toàn xã hội.

Người điều phối: Vậy cuối cùng, xin mời các thành viên kinh doanh đã hỗ trợ dự án lần này và tất cả các thành viên trong nhóm hãy chia sẻ đôi lời.

Nhân viên kinh doanh A: Dự án cho Hiệp hội Bảo hiểm Y tế Quốc gia, một trong những tổ chức lớn nhất Nhật Bản, cùng với thành tích "hỗ trợ 22 ngôn ngữ" sẽ là điểm nhấn vô cùng mạnh mẽ trong các hoạt động kinh doanh sắp tới. Gần đây, không chỉ các ấn phẩm giấy như tờ rơi mà nhu cầu đa ngôn ngữ cho "hướng dẫn bằng giọng nói" cũng đang tăng lên phải không ạ?

Nhân viên kinh doanh T: Đúng vậy. Việc đề xuất các giải pháp mới kết hợp giữa bí quyết dịch thuật lần này và âm thanh cũng hứa hẹn sẽ rất thú vị trong thời gian tới.

Điều phối viên W: Tôi nghĩ dự án lần này thành công là nhờ vào "tinh thần làm việc nhóm tuyệt vời". Chính nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kinh doanh, điều phối viên và các biên dịch viên trong và ngoài nước, cùng nhau tiếp sức như trong một cuộc chạy tiếp sức, mà chúng tôi đã có thể bàn giao sản phẩm chất lượng cao mà không gặp bất kỳ sự cố lớn nào.

Người điều phối: Đây quả thực là một dự án làm tỏa sáng năng lực tổng hợp của Kodensha. Mọi người đã thực sự vất vả rồi!

Điều phối viên/Kinh doanh: Xin cảm ơn rất nhiều!

(Hết)