Hậu trường dự án khổng lồ dịch thuật 22 ngôn ngữ. Nhìn lại dự án đấu thầu của Hiệp hội Bảo hiểm Y tế Quốc gia (Phần 1)
【Rào cản đầu tiên】 Thử thách với "22 ngôn ngữ cùng lúc" và "ngôn ngữ hành chính" khó hiểu
Người điều phối: Vì đã trúng thầu dự án của Hiệp hội Bảo hiểm Y tế Quốc gia vào mùa thu năm 2025, lần này chúng tôi sẽ mang đến một buổi tọa đàm với các thành viên tham gia để chia sẻ về chặng đường hoàn thành công việc cũng như hậu trường chưa từng được biết đến của dự án. Trước hết, đây là dự án như thế nào vậy?
Điều phối viên F: Đây là dự án dịch thuật các đơn đăng ký và hướng dẫn bảo hiểm y tế dành cho người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản. Số lượng ngôn ngữ lên tới "tổng cộng 22 ngôn ngữ". Đây là dự án thực hiện tất cả các ngôn ngữ này cùng một lúc.
Người điều phối: 22 ngôn ngữ là một phạm vi triển khai đa ngôn ngữ khá rộng lớn. Trước đây, khi chúng tôi dịch sổ tay nhân viên sang 22 ngôn ngữ theo yêu cầu của một công ty niêm yết, đó cũng đã là một dự án rất quy mô.
Điều phối viên F: Đúng vậy. Vì đây là bước đa ngôn ngữ hóa đầu tiên đối với Hiệp hội Bảo hiểm Y tế, nên chúng tôi chịu áp lực không được phép thất bại. Ban đầu, dự án bắt đầu với việc dịch 6 loại đơn đăng ký và 6 loại tài liệu liên quan đến thai sản, sinh con và đăng ký thẻ My Number.
Điều phối viên W: Đó là những tài liệu giải thích cực kỳ quan trọng đối với người tham gia như trợ cấp sinh con và trợ cấp ốm đau. Tuy nhiên, rào cản lớn đầu tiên chính là "tiếng Nhật gốc". Vì đó là những văn bản hành chính rất cứng nhắc, nên nếu dịch trực tiếp, nó sẽ trở nên khó hiểu hơn đối với những người nước ngoài không đọc được tiếng Nhật.
Điều phối viên K: Văn bản hành chính đôi khi khiến ngay cả người bản ngữ như chúng ta cũng phải khựng lại một chút và tự hỏi "...Ơ, câu này nghĩa là gì nhỉ?" phải không nào.
[Những vất vả phía sau hậu trường] Thậm chí phải làm lại PDF từ đầu...! Cuộc chiến với bố cục
Điều phối viên W: Đúng vậy. Chính vì thế mà các biên dịch viên cũng gửi về khá nhiều câu hỏi. Chẳng hạn như những từ ngữ có ý nghĩa thay đổi tùy theo ngữ cảnh, hay việc các chế độ bảo hiểm y tế của Nhật Bản không phải lúc nào cũng giống với các quốc gia khác, nên chúng tôi cần phải bổ sung giải thích để các biên dịch viên có thể dịch chính xác. Ngoài ra, độ dài của văn bản thay đổi đáng kể tùy theo ngôn ngữ, nên việc điều chỉnh để không làm hỏng bố cục cũng rất vất vả.
Điều phối viên K: Có những cụm từ tiếng Nhật rất ngắn nhưng khi sang ngôn ngữ khác lại dài gấp đôi. Đặc biệt như tiếng Đức, chữ thường suýt tràn ra khỏi khung, ngược lại tiếng Trung thì trông lại bị thưa thớt. Việc đối mặt với những đặc tính và sự khác biệt của từng ngôn ngữ như vậy chính là nơi thể hiện kỹ năng của chúng tôi.
Người điều phối: Có phải việc điều chỉnh theo từng ngôn ngữ như vậy là điểm khó khăn nhất trong giai đoạn đầu của công việc dịch thuật không?
Điều phối viên K: Thực ra, ngay ở "giai đoạn trước" khi bắt đầu dịch, điều phối viên W đã điều chỉnh dữ liệu rất khéo léo như một nhà thiết kế thực thụ vậy. Bạn ấy đã tạo ra dữ liệu mà khi tải xuống từ công cụ hỗ trợ dịch thuật, bố cục gốc vẫn được tái hiện một cách hoàn hảo. Điều này thực sự đã giúp ích cho tôi rất nhiều.
Người điều phối: Vậy là trước khi bắt đầu dịch, đã có những công việc đòi hỏi kỹ thuật điêu luyện như vậy rồi sao! Cụ thể đó là công việc như thế nào vậy?
Điều phối viên W: Với các tệp có thể chỉnh sửa thì không tốn quá nhiều công sức, nhưng với tệp PDF thì không thể chỉnh sửa trực tiếp được, nên chúng tôi cần phải xử lý trước để thuận tiện cho công việc. Chúng tôi chuyển đổi tệp PDF sang PowerPoint, và nếu bố cục bị hỏng do quá trình đó, đôi khi chúng tôi phải làm lại từ đầu. Chúng tôi đã kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo mọi ký tự đều được phản ánh đầy đủ, đồng thời chú ý để không bỏ sót nội dung cần dịch trong quá trình tiền xử lý. Chúng tôi đã dành rất nhiều công sức và thời gian cho giai đoạn này trước khi bắt tay vào công việc dịch thuật.
[Phát huy thế mạnh] Nhân viên bản ngữ trong công ty làm cầu nối! Khả năng ứng phó với các ngôn ngữ hiếm
Điều phối viên K: Một thách thức lớn hơn nữa là trong số 22 ngôn ngữ đó có những "ngôn ngữ hiếm" như tiếng Nepal hay tiếng Myanmar, vốn là những ngôn ngữ chúng tôi không thường xuyên nhận đơn hàng. Dù thế nào đi nữa, việc sắp xếp các biên dịch viên đáng tin cậy là nhiệm vụ cấp bách.
Người điều phối: Với các ngôn ngữ hiếm, có vẻ như chỉ riêng việc tìm kiếm nhân sự thôi cũng đã mất nhiều thời gian rồi nhỉ.
Điều phối viên K: Trong bối cảnh thời gian eo hẹp, chúng tôi đã nhanh chóng thực hiện việc tìm kiếm biên dịch viên, xác nhận thành tích trong quá khứ, và tổ chức các bài kiểm tra năng lực (thử việc) khẩn cấp để quyết định xem có nên đặt hàng hay không. Ngoài ra, để đảm bảo chất lượng, chúng tôi cũng cần thiết lập một hệ thống bố trí riêng biệt các "hiệu đính viên hoàn toàn độc lập với biên dịch viên" cho tất cả 22 ngôn ngữ.
Điều phối viên W: Đó không phải là khó khăn duy nhất. Trong số các biên dịch viên ngôn ngữ hiếm, có những người gặp khó khăn trong việc giao tiếp các sắc thái tinh tế bằng tiếng Nhật. Chính vì vậy, các nhân viên bản ngữ tiếng Anh trong công ty chúng tôi đã phát huy vai trò của mình.
Người điều phối: Vậy là các nhân viên bản ngữ trong công ty đã phối hợp tại đây đúng không.
Điều phối viên K: Đối với những ngôn ngữ mà chúng tôi không thể tự mình kiểm tra trực tiếp chỉ bằng văn bản tiếng Nhật như "tiếng Sinhala" hay "tiếng Urdu", các nhân viên bản ngữ tiếng Anh trong công ty đã đứng ra làm cầu nối, tiếp cận trực tiếp với biên dịch viên và giải thích rằng: "Nếu diễn đạt bằng tiếng Anh thì sẽ là cách diễn đạt này, sắc thái này". Nhờ đó, các biên dịch viên cũng đã gửi lại bản dịch nắm bắt đúng ý đồ. Tôi thực sự cảm nhận sâu sắc rằng môi trường có nhiều nhân viên bản ngữ tiếng Anh, tiếng Trung và tiếng Hàn là một thế mạnh lớn chỉ có ở Kodensha.
Người điều phối: Tinh thần làm việc nhóm của tổ chức đã cứu vãn tình thế khó khăn đó. Đây có vẻ là một thế mạnh có thể quảng bá mạnh mẽ trong các hoạt động kinh doanh tương lai. Tuy nhiên, dù đã vượt qua được việc đảm bảo biên dịch viên và xử lý tiền kỳ, nhưng giai đoạn cam go thực sự vẫn đang chờ đợi ở "ngay trước thời điểm bàn giao"—.
Hatebu
